Teniendo en cuenta el pasado post del blog en mención, iniciaremos el debate con los siguientes puntos del modelo: ESTRATEGIA - VISIÓN COMPARTIDA DE LA ORGANIZACIÓN - PRIORIZACIÓN DE LO GENERAL SOBRE LO PARTICULAR. A partir de este tema considero importante resaltar que sus aportes son valiosos para el crecimiento del conocimiento compartido.
1. ESTRATEGIA Y SU GESTIÓN En este elemento se contempla la reflexión acerca del establecimiento del Direccionamiento Estratégico establecido por la Gerencia de la organización, teniendo en cuenta que este debe contemplar elementos implícitos a la razón social de la misma:
· Desarrollo y mantenimiento de la capacidad de generación de valor,
· Los procesos ó fases para la definición y gestión de ese Direccionamiento Estratégico, a través de su formulación, despliegue, seguimiento y evaluación.
· La alineación de la(s) estrategia(s), la estructura y la cultura hacia el alcance de los propósitos organizacionales.
1.1. Formulación de las Estrategias Para el desarrollo de las estrategias es importante realizar un autoconocimiento de la organización, teniendo en cuenta herramientas de auto análisis como lo es la matriz DOFA (también conocida como matriz FODA o análisis SWOT en inglés) que incluye los elementos: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas. El propósito de hacer este ejercicio es conocer y reconocer la organización, no solo en su interior si no cómo esta con respecto a su entorno (competencia y mercados). En el ámbito de los sistemas de Gestión de Calidad se nombra comúnmente la Estrategia, pero el “management” de la organización del futuro, no debe quedarse con una estrategia, debe tener más de una y cada una deberá obedecer al alcanzar metas transversales a la organización, un ejemplo puede ser: la optimización de los procesos de cara al cliente, esta estrategia impactará la reducción de costos operativos innecesarios que no generan valor (cliente y a la organización) y finalmente impactará en la satisfacción y fidelización de ese cliente que finalmente es la razón de ser de la organización. Dentro de los elementos importantes a considerar al plantear las Estrategias están: Focalizar los esfuerzos hacia la calidad y la eficiencia, Lograr resultados económicos sostenibles, Asegurar la supervivencia de la empresa en el largo plazo.
Es importante a considerar es “El enfoque” de la Estrategia, ya que al momento de establecerla puede que se nombre de una forma, pero ¿Cuál será el enfoque?, cuando se nombra el enfoque quiero remitirme a la definición de la RAE (Real Academia Española) en la cual contempla 4 definiciones acerca del ENFOQUE ó la acción de ENFOCAR: Dirigir la atención o el interés hacia un asunto o problema desde unos supuestos previos, para tratar de resolverlo acertadamente. La estrategia en sí sola no es eficaz, siempre debe tener un enfoque, el cual va lo llamaremos: EL CÓMO. Como abordaremos la estrategia, a eso se refiere EL ENFOQUE. El Cómo, es fundamental ya que no es lo mismo colocar clavos con un martillo que con un mazo. Es importante que al establecer las estrategias de igual modo contemple ALTERNATIVAS DE ACCIÓN, estas consisten en contemplar alternativas de acción, sobre todo en aquellos escenarios en donde los resultados esperados no resultan como lo esperábamos. El tener planes alternos hace parte del riesgo que se toma al ejecutar ciertas acciones, es por ello que si debemos cambiar por que las acciones tomadas no generaron los resultados deseados ó peor generaron resultados “indeseados” tengamos previsto una contingencia, una alternativa. Una dificultad común en las organizaciones es que no cuenten con alternativas cuando lo planificado no resulta y así se sumen en el abandono ó ejecución de acciones las cuales pueden ser más perjudiciales que el problema mismo.
1.2. Comunicación de las Estrategias La comunicación es fundamental para una buena Gerencia y más aún en la organización del futuro. Es importante que todos los actores que interactúan con la organización conozcan las estrategias. ¿Por qué?, porque en primera instancia los colaboradores deben saber hacia dónde se dirige la organización, un colaborador que no conoce el norte de la misma, tiende a cometer errores frecuentes, ya que aunque pueda conocer el propósito de su trabajo, podrá realizar acciones las cuales vayan en contravía a la organización ó un colaborador bien informado, tendrá un mayor compromiso para con la empresa, se sentirá importante, ya que ha sido tenido en cuenta y ante todo conocerá más de su empresa y en los procesos de trasmisión de conocimiento, desde el nivel en que se encuentre podrá trasmitir la información a sus pares ó subordinados. Es importante cómo trasmitir la información a los colaboradores, proveedores, accionistas y si es del caso a sus clientes. La comunicación de las estrategias a los proveedores, accionistas y de acuerdo al contenido de las mismas, los clientes, es necesaria, para ello continuaremos con el ejemplo de la Estrategia: Optimización de Procesos de cara al cliente, porque:
· Proveedores: Se sentirán incluidos aún más la cadena de abastecimiento de la organización (supply chain), ya que no serán un “eslabón” más en el proceso de trasformación ó de la prestación, serán ALIADOS ESTRATEGICOS. Al llegar a este punto los proveedores serán mucho más comprometidos con la oportunidad y calidad en la entrega de los insumos y materias primas mejorará y si tiene altos estándares podrá manejar un programa que incluya la mejora continua de JIT (Justo a Tiempo).
· Accionistas: conocerán hacia dónde va la organización, es ahí donde el enfoque tiene mucho de influencia, ya que estos le podrán exigir los resultados y el cómo va a llegar a estos.
· Clientes: Estos conocerán sobre la preocupación de la organización sobre la mejora y teniendo en cuenta el ejemplo (Optimización de Procesos de cara al cliente), la percepción de estos mejorará.
1.3. Seguimiento al Direccionamiento Estratégico: en este aspecto lo que sano y prudente es validar si el cumplimiento de las Metas ó grandes Objetivos se están alcanzando mediante las estrategias planteadas, la medición debe ser sencilla y clara. Si cuenta con muchas mediciones, lo más seguro es que no podrá visualizar el cumplimiento de las metas generales propuestas. Lo importante es que estas mediciones estén alineadas con los procesos desarrollados.:
1.4. Alineación de estrategia, estructura y cultura: en este aspecto lo importante es que haya una real sincronización entre PENSAR-DECIR-HACER, una estrategia la cual no contemple un compromiso fuerte de parte de la Dirección dicfilmente tendrá éxito en el futuro próximo de la organización.
En cuanto a la Estructura (planta de personal), es necesario que cuente con PERSONAS, más que recursos, las cuales pueda ubicar y desarrollar las estrategias trazadas, por lo tanto la selección de aquellos que de acuerdo a las competencias en los diferentes puntos y procesos le puedan apalancar los resultados esperados. Las figuras u organigramas no son la mejor medida para poder definir que personas requiere ó como las visualizará en la organización, más si es importante alinearlos de acuerdo a la autoridad y responsabilidad que tengan en cada uno de los procesos desarrollados.
La cultura de la organización es fundamental para el desarrollo armonico de todo lo propuesto, es por ello mirar detenidamente que PERSONAS tiene a su alrededor, ya que estas personas no solo tienen competencias de conocimiento, también cuentan con competencias de comportamiento y relacionamiento que le podrán indicar como desarrollar las diferentes estrategias al interior. Lo cierto es que ante todo dentro de la cultura que se desarrolle deba un componente de participación de los colaboradores, la escucha activa, el respeto por las ideas de los demás, la colaboración mutua (trabajo en equipo) y la comunicación constante entre ellos. En este ultimo punto haré énfasis en que la comunicación y la participación son los dos mejores vehículos para llegar a un punto el cual los managers difícilmente llegan y es el APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL. Cuando la organización conoce su proceso, los procesos quienes interactúan con él y la importancia de cada uno de los eslabones para alcanzar ese producto ó servicio que espera un cliente, allí es donde de verdad inicia un proceso de aprendizaje, posteriormente se podrán adelantar ejercicios de cambios de roles cuando considere madura la la fase mencionada. El cambio de roles es una de las tantas estrategias, pero también las hay de escuelas internas de formación. Como lo digo hay muchas formas, depende de usted cómo y en que condiciones adelante este ejercicio de aprendizaje, aunque le puedo garantizar que realizarlo es ficha clave para el cumplimiento de las estrategias planteadas.
Otro aspecto de reconocer es la PRIORIZACION DE LO GENERAL SOBRE LO PARTICULAR, ya que muchos Directivos se “cazan” con ideas de mejora, de solución ó simplemente de manejo de situaciones. No olvide la escucha y que es lo más importante para todas las partes interesadas y eso incluye no solo los accionistas ó inversionistas, está el CLIENTE quien en la gran mayoría de los casos no tiene una solo centavo invertido en la organización, pero sin él la organización no tiene razón de ser; por último y no menos importante LOS PROVEEDORES y la COMUNIDAD.
Espero sus valiosos comentarios al respecto de esta primera entrega. Recuerde que usted es clave para enriquecer este gran proceso.
