Su majestad el Diagnostico

Es frecuente en varias organizaciones las cuales se encuentran en ámbitos muy cambiantes o competitivos en establecer constantemente proyectos o planes encaminados a mejorar y/o innovar. Hasta allí no hay problema y es una necesidad de las organizaciones el poder adaptarse a este nivel de rapidez de cambios en el entorno empresarial. Sin embargo en el momento de evaluar los resultados se haya que dichos proyectos, planes e iniciativas no tiene el efecto esperado o en su defecto obtienen efectos "adversos".

Amplio un poco más indicando que las organizaciones no están realizando un diagnostico acerca que cual es el problema o reto que desean enfrentar de una manera científica o nimiamente apoyada en una metodología de las que hay (que por cierto hay una amplia gama). Es por ello que muchas salen a hacer actividades que no producen los frutos (efectos) esperados.

Pero, PORQUE NO LO HACEN?. Esa ha sido mi gran pregunta que he tratado de dar solución durante más de 10 años de trayectoria profesional y lo curioso del asunto es que no hay  respuesta única, por el contrario hay muchas y de diversas formas, pero con algo en común y es que no le ven la importancia en tomarse un tiempo para diagnosticar adecuadamente el problema, solo quieren mejorar los síntomas.

Es curioso, pero en el sector Salud, cualquier profesional en ejercicio de revisión de un paciente al revisarlo si los síntomas no evidencian de manera contundente la enfermedad estos remiten exámenes de diversa índole para poder hacer un diagnostico y no recetan ningún medicamento para aliviar los síntomas ya que puede correrse el riesgo de que no se detecte el verdadero problema o puedan generar una complicación en el paciente.

Es por ello que es necesario siempre determinarse a que sin un adecuado diagnostico del problema o de la situación actual las organizaciones no inviertan recursos los cuales van a ser desperdiciados y con muy poca generación de valor (relación costo-beneficio).

La situación es que antes de correr a hacer, primero debemos planear, sino recordemos el ciclo de William Edwards Deming el cual menciona que debo PLANEAR, además, que dicha planeación va a requerir de acuerdo a la experiencia un tiempo representativo en la mejora dado que establecerá no solo el Diagnostico, sino el rutero a seguir y alcanzar los resultados que esperamos.

Es por ello que actualmente antes de hacer cualquier proyecto de mejoramiento sea de lo que sea, siempre hago dos preguntas:

1.  Cual fue el diagnostico?
2. Como hiciste para llegar a él? o Que método usaste para llegar a esa conclusión?

Porque?, por que Su Majestad el Diagnostico me definirá realmente que debo de hacer y yo como ejecutor, tendré la capacidad de hacer lo necesario para poder satisfacer y solucionar el problema o reto que tengo en frente.

Hoy no me voy a deterner en tocar metodologías o formulas mágicas, lo que si quiero es reflexionar acerca del despilfarro de recursos en cosas que no agregan valor y que finalmente colocan en detrimento a labor de Mejora e Innovación.

Sobrecarga Laboral, ¿como se miden?

Esta es una duda que muchos lideres empresariales cuentan cuando los integrantes de sus equipos de trabajo les mencionan que cuentan con altas cargas laborales y que necesitan mayores recursos para hacer su labor, incluyendo dentro de ello la vinculación de más personas. Que es necesario tener en cuenta?, que practicas cuenta su organización?.

La pregunta de muchos es, ¿como se hacen?, ¿que debo tener en cuenta?. Las respuestas son tan amplias y diversas como la naturaleza y el tipo de organizaciones. Sin embargo no existe un único método de realizarlo, por ello es importante analizar el tipo de actividad del funcionario que se quiere analizar.

Sin embargo en esta publicación si deseo abordar, que cosas debe tener en cuenta para poder realizar un estudio claro y ante todo objetivo:

1.  Liste las acciones realizadas por el funcionario el cual desea analizar.
2. Verifique con el colaborador si no se queda nada por fuera, si es posible valide con el jefe y en los casos que se permita, valide con pares al interior.
3. identifique y mida la duración de las actividades.
4. Identifique y verifique con los métodos que considere necesarios o cuente a la mano la frecuencia y repetición de estas.

Como lo mencione anteriormente hay ocasiones en los cuales implica otras variables como la observación, toma de muestras e incluso un seguimiento por determinados periodos de tiempo. Todo dependerá del cargo, naturaleza y tipo de organización.

Con base en los elementos anteriormente mencionados puedes tener los insumos necesarios para poder una análisis concreto acerca de la carga. No olvide siempre validar las definiciones en la legislación de su país para determinar acerca de las definiciones e implicaciones acerca de este tipo de situaciones las cuales conllevan riesgos para el colaborador.

Por ultimo una simple recomendación, gane la confianza de aquel que será evaluado, de ello depende parte de la objetividad del ejercicio y el éxito de las acciones posteriores para la mejora.

Nos gustaria conocer tus comentarios e inquietudes, queremos hacer crecer las organizaciones y apoyarnos en conjunto.

Actividades que no generan valor en los procesos

Aunque desde hace mucho se viene escribiendo de manera frecuente acerca de lo que es la creación de valor, mi propósito no es escribir más acerca de este tema. Sin embargo, quiero generar una reflexión acerca del porque existen e incluso promovemos actividades que no generan valor.

Aunque no soy psicólogo, ni humanista de formación, veo que la simplicidad y practicidad la aplicamos para muchas cosas, pero no en las Organizaciones, nos encanta complicar las cosas y más aún generar acciones las cuales mitigan riesgos no reales, más si infundados en las relaciones interpersonales. Un caso típico es la realización de copias de documentos, archivos y "backup" de gestiones realizadas con un costo físico y en horas impresionante, ¿porqué?, porque el jefe me lo puede pedir y no quiero que me tomen por sorpresa, porque mi compañera es odiosa y puede generar discordia con otros y yo mejor me cercioro de tener "todo al día".... Así sucesivamente puedo nombrar muchas situaciones.

En días pasados en visita en una empresa de la región, pequeña pero con alcance nacional, revisando una información para mejorar sus procesos, veia una serie de acciones, registros y tareas las cuales no sirven para nada, al preguntar los motivos por los cuales se idearon y se realizan en la actualidad. La respuesta fue sorprendente: Relaciones Interpersonales no sanas.

Las relaciones interpersonales, las "agendas ocultas", complican la gestión organizacional, es por ello que si queremos mejorar los procesos y ser mucho más productivos cómo organización se debería invertir en acciones para mejorar las relaciones interpersonales en un marco sano en el cual podamos juntos independientemente a las formas y maneras de ser podamos trabajar y alcanzar resultados de manera conjunta. Hoy se habla mucho de liderazgo, pero ¿donde se ha dejado aquello de "amar al prójimo"?. 

No hablo de un tema religioso, pero si en comprender que una de las necesidades que tienen las organizaciones es tener relaciones sanas y responsables, para ser productivas. Por allí derecho ayudamos a la sociedad que tanto la necesita. Las personas, son personas, imperfectas y siempre fallarán. Debemos aceptar las personas por lo que son, personas con cualidades, competencias, pero también con imperfecciones. Allí es donde precisamente el liderazgo es crucial para influenciar de manera positiva los comportamientos no adecuados o que pueden limitar los cargos o los procesos.

Amigo lector, ser honesto y creer en las personas se ha perdido como unos de los valores que nuestros abuelos y padres creyeron y ayudaron a construir grandes organizaciones, hoy se esta construyendo valores enfocados en los resultados y los números y no en las personas y todo ello se ve reflejado en organizaciones improductivas y lentas.

Ahora bien, este es un pensamiento el cual muy seguramente debe contar con cifras y datos que lo respalden, pero lo invito a que analice un poco mis palabras y hallará algo de verdad en ello. La reflexión del día de hoy es, cómo puedo mejorar y ser mejor, cómo puedo tener relaciones en mi trabajo que sean sanas y edificantes las cuales puedan producir grandes resultados.

Espero poder contar con tus honestos comentarios y construir ideas acerca de este pensamiento.

Sobrecarga Laboral?, procesos mal diseñados o colaboradores con falta de competencias

Actualmente las Organizaciones están viviendo situaciones las cuales cada vez son más frecuentes y el síntoma que se menciona en cada una de ellas es “Sobrecarga Laboral”. Una de las preguntas que cómo consultor o líder en la gestión son: El proceso está mal diseñado? O el colaborador no cuenta con las  competencias necesarias?. 

Si bien, cualquiera de las dos anteriores opciones pueden ser ciertas, en muchos casos al analizar detalladamente los procesos y las competencias se pueden hallar brechas. Sin embargo al analizar detalladamente las actividades y tareas desarrolladas se evidencia en la gran mayoría de casos que indiferente a los cargos, se desarrollan elementos que no generan, ni agregan valor alguno a la gestión. En gran parte de los casos son actividades ideadas y desarrolladas de manera autónoma y en una menor proporción las designadas por una autoridad superior.

Es allí que en mi experiencia personal y profesional he venido viendo que el ser humano tiende a “complejizar” las cosas, eso si, nunca con el animo de sabotear el proceso o los resultados de la Organización, pero si, con la intensión de mejorar la gestión. Alli es donde sale a relucir nuestra naturaleza creativa y la necesidad de hacer mejor las cosas, pero, ahondando un poco más en el tema en cuestión, me hecho el siguiente cuestionamiento, ¿Qué mecanismo existe para evitar que la Organización pierda recursos y competitividad?.

La primera respuesta que se me vino a la mente fue la Estandarización, por otro lado, si bien existen elementos tecnológicos que me permiten automatizar actividades y manejar una estándares es en aquello no medible y no monitoreable donde empieza a “complejizarse” y usualmente muy orientado al control y al mantenimientos de registros. Cómo tal no he hallado un método en especial y puntual para hacer frente al tema y evitar que ello avance. Aunque existen herramientas tales como Lean Six Sigma, estas pueden funcionar muy bien o en algunos casos quedarse cortas.

En mi experiencia personal una de las actividades que he considerado más que necesarias es volver al principio de los estudios organizacionales en donde se toman tiempos y se analizan los movimientos, los análisis de carga laboral y análisis de proceso (independiente a la herramienta) siempre y cuando se tenga una mirada no de control y estandarización, pero si desde el cuestionamiento acerca de que valor agrega determinadas actividades “subnormales”. 

El ser humano es complejo y maravilloso y por ello considero necesario para no perder competitividad en las Organizaciones. Ahora bien, que opinas tu?

La Importancia de las Interrelaciones con el nuevo concepto de Redes

Desde los años 90 en la creciente certificación de empresas en Modelos de gestión de calidad y en la implementación de Modelos de Gestión de cara a la mejora Continua, se acuña un termino el cual ha evolucionado con el tiempo y es la "Interrelación".

Siempre hemos oido sobre la interrelación de procesos... entre las validaciones y verificaciones que se hacian y aún se hacen, las preguntas que se hacen son, ¿cual es la interrelación entre el proceso X y el proceso Y?, ¿Como se interrelacionan los cargos con  el proceso?, ¿cómo se interrelacionan los cargos entre sí? y así, hay un sin numero de preguntas con dicha palabra "INTERRELACIÓN".

Este termino en la medida del tiempo ha evolucionado en lo que actualmente son las "Redes"; hoy en día ya no nos "Interrelacionamos" ó nos "Enlazamos", "Vinculamos", "Unimos", "Adherimos" ó cualquiera de sus sinonimos a algún ipo de red, sea laboral, profesional ó social.

Interrelación = Red.

Hoy en día, si deseamos Interrelacionarnos con otros, independiente al tipo de relacionamento hay medio necesario y es la red. En la medida que avanza la tecnología y evolucionan las organizaciones no involucrarse en este tipo de medios ó esquemas de relacionamiento. Sin embargo a pesar de lo que puedan decir algunos comunicadores ó profesionales de diferentes áreas humanistas el concepto de redes no es nuevo es un concepto el cual se viene mencionando desde hace muchos años, pero sin la tecnología actual y son los "Sistemas".

 

Modelo Sistemico una capa superior.

 

Bertalanffy, ya habia mencionado tiempo atras sobre este tema y de ahi se desprenden muchas de las teorias que hoy conocemos, incluso de las las de Gestión. Sin embargo sin profundizar en este tema, es importante identificar como Organización, cómo Persona, como me estoy interrelacionando y en que redes estoy vinculado y en cuales de verdad deseo estar; esto dejando a un lado las redes sociales que actualmente son tan conocidas y muy usadas. Con quin me estoy interrelacionando y con quien deseo interrelacionarme y cómo desdeo hacerlo, através de que canales lo debo de hacer son preguntas que debemos hacernos constantemente.

 

Una reflexión la cual es importante que hagamos y de la cual lo invito que haga.